6 pasos para planificar proyectos como un profesional

11 abr 2011 14:00 | Posted by Reni
Como estudiantes o profesionales de Diseño gráfico, bien sabemos que la mayor parte del tiempo, por no decir todo el tiempo, debemos trabajar en más de un proyecto a la vez, lo cual no es nada fácil, pero de una u otra forma debemos tener la capacidad de sacar todos los proyectos o trabajos adelante y entregar resultados satisfactorios, tanto para nosotros como diseñadores como para nuestros clientes. Pero ¿como ser eficientes y no  fracasar en el intento de llevar a cabo más de un proyecto a la par? Es precisamente por este motivo que hoy traemos seis consejos para planificar proyectos de una forma eficaz, de modo que seamos diseñadores con la capacidad necesaria para hacer nuestro trabajo cuando es necesario y demostrar a clientes y colegas que somos confiables.


1. No te comprometas (todavía) Esto puede ser difícil para muchos, especialmente si quien solicita el trabajo es el jefe. Pero debes aprender a no decir “sí” a la primera. Mejor di “le echaré un vistazo y te digo luego”. Si sigues los pasos siguientes hasta el final te aseguro que nadie se va a molestar y tu profesionalidad y credibilidad no quedará en entredicho.

2. Estudia lo que te han pedido. Dedica 10-15 minutos a poner por escrito dos cosas:

1) Qué tiene que suceder para dar por terminado el proyecto.
2) Quiénes son los que tienen algún interés y qué es lo que esperan.

Este segundo punto puede ser más complicado de lo que parece. Por ejemplo, si se trata de publicar un anuncio publicitario, tu jefe esperará que se haga rápido y al menor coste, pero él no será el único interesado. También estarán interesados tus compañeros (que la imagen mostrada de la empresa sea la de una empresa atractiva en la que trabajar), tus proveedores (que se les pague a tiempo), etc. Todos tienen expectativas y debes definirlas desde el principio para que todo el mundo termine satisfecho.


3. Determina la secuencia de pasos que tienes que dar. Basándote en la lista anterior, haz una lista de actividades en términos de resultados intermedios o fases que habrá que llevar a cabo, hasta llegar al resultado final. Luego desglosa cada una de ellas en tareas específicas que supongan 1-5 días de trabajo o un esfuerzo de 1-5 personas/día. 

A la hora de describir las tareas, procura ser muy específico, dando todos los detalles que sean necesarios para que no haya dudas sobre cómo debe hacerse: estándares, formatos requeridos, etc.

Por último, para cada tarea indica la duración, es decir, cuándo esperas empezar y terminar la tarea. Ten en cuenta que la duración es diferente del esfuerzo o trabajo. Mientras que la duración se expresa en fechas reales de calendario, el esfuerzo no es más que la medida de cuánto cuesta hacer algo. 

4. Analiza quién debe hacer qué. Para cada tarea de la lista anterior, piensa quién será el responsable de llevarla a cabo. Esto es fundamental para determinar si faltan tareas intermedias que no habías contemplado y analizar lo que puede salir mal, como veremos a continuación.

5. Piensa en todo lo que puede salir mal. En función del desglose de tareas que ya tienes, revisa una por una y anota en una lista separada qué es lo que puede salir mal y qué piensas hacer si sucede. Es lo que se llama análisis de riesgos. Algo que he aprendido con la experiencia es que, en muchas ocasiones, los riesgos pueden reducirse de forma considerable simplemente dejando colchones de tiempo entre las distintas actividades.

6. Comprométete a lo que puedes hacer de forma realista. Finalmente, ya estamos en condiciones de dar una respuesta. En base al desglose de actividades y tareas, las suposiciones que hemos hecho y los riesgos que hemos encontrado, podrás decir a tu jefe o cliente: “sí, lo hago, pero suponiendo que tenga tiempo para X, que tenga Y recurso aquí y fulanito tenga listo Z a tiempo”. En cualquier caso, con un plan en mano siempre es mucho más fácil negociar los tiempos, las expectativas y el resultado que se espera de nosotros.










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